Ich frag mal in die Runde, evt. hat ja jemand sowas schon im Einsatz. Bin auf der Suche nach einem einfachen Tool für Windows, um seine Dokumenten wie Rechnungen, Policen, Verträge, Briefe von Versicherungen, Banken etc. zu verwalten.
Was auf Papier kommt, per Scanner einlesen und mit Online-Dokumenten/EMail etc. alles in einen Eingang stellen und dann im Tool evt. noch Schlagworte erfassen, Zuweisungen machen etc.
Dazu dann natürlich eine einfache Suche und Strukturaufbau, um dann die Dokumente einfach einsehen zu können.
Jemand Tipp dazu? Freeware/OpenSource bevorzugt. Falls es Empfehlung für Synology Diskstation gibt, könnte ich das prüfen. Die ist zwar nicht täglich eingeschaltet, aber für etwas Scan-Inputs wärs denkbar.
Eigentlich geht da praktisch jeder Cloud Speicher (würde jetzt nicht grad Google nehmen aus Datenschutzgründen). Gewisse Scanner die für diesen Verwendungszweck ausgelegt sind können auch direkt in so eine Cloud Dokumente ablegen.
Es gibt Sachen wie Nextcloud/Owncloud aber das ist halt ziemlich aufwändig das zu warten und du musst auch schauen dass es redundant ist, ein Backup davon gemacht wird, laufend aktualisieren etc. und mit den entsprechenden Problemchen rumschlagen. Ich hatte früher alles von A-Z zu Hause und/oder auf gemieteter Infrastruktur aber hab das aufgegeben. Wenn man das richtig seriös und auch sicher machen will dann ist das ein riesen Aufwand der sich meiner Meinung nach nicht lohnt.
Da zahl ich lieber 100 CHF im Jahr einem professionellen Anbieter der das für mich alles erledigt und ich muss es nur noch nutzen. Hatte auch eine Synology zu Hause aber das ist auch ein Gebastel, die Software ist meilenweit hinterher zu was Cloud Anbieter anbieten, hat auch seine Macken und die Synchronisation ist teilweise fehlerhaft. Das merkt man auch nur wenn man genau die Files zählt und einen Hash davon generiert und Source/Ziel vergleicht, dass da dann gewisse Sachen einfach fehlen.
Das Ganze ist eine Ablage mit vielen wichtigen und auch persönlichen Dokumenten daher würde ich unbedingt das nicht versuchen selber zu machen, da zu aufwändig und zu mühsam.
Alternativ gibt es da auch von der Post einen Service welcher alle Post für dich einscannt und du erhältst das dann alles in einem Online Postfach wo du die Dokumente auch ablegen kannst.
Wenn du bedenken bzgl. Daten hast, dann kannst du ja auch einen Schweizer Anbieter nehmen wie Proton Drive, oder Infomaniak. Funktionalität sicherlich nicht so gut wie bei den Top Cloud Providern aber halt in der Schweiz. MEGA bietet eine Lösung an mit End-to-End Verschlüsselung. Und wenn du ein UBS Konto hast kannst du auch den UBS Safe verwenden.
Danke für die Ausführungen. Es geht weniger um eine Cloud-Speicherlösung, da habe ich für div. Punkte Dropbox, OneDrive etc. auch im Einsatz.
Aber soweit ich die kenne, ist das ja eher Ordnerbasiert. Das habe ich jetzt mit einem Teil schon so aufgebaut. z.B. Banken-Ordner. Dann wird es aber schon schwieriger.
Macht man dann Ordner für Haus/Wohnung oder Versicherungen oder …
Habe ich im Haus-Ordner einen weiteren Unterordner Mobiliar (Versicherung) und im Auto-Ordner ebenfalls Mobiliar-Unterordner?
Mit einfacher DMS-Lösung würde man dann mit Schlagworten die Dokumente versehen (teils wird direkt automatisch erkannt) und man kann dann alle Dokumente zu Mobiliar sehen, oder alle zu Auto etc.
Ja klar die Ordnerstruktur muss man sich halt mal überlegen. Wobei für Privat das ja relativ einfach sein sollte da man ja nicht tausende von verschiedenen Sachen hat die man administriert.
Wäre ja mit Tagging auch so dass man sich die Tags erstmal überlegen muss und einige Cloud Anbieter unterstützen ja auch Tags mittlerweile. Aber ob das dann wirklich besser ist.
Manchmal ist weniger mehr, vielleicht hilft ja schon eine Vereinfachung der Orderstruktur? z.B. einen Ordner Versicherungen oder gar Verträge und dann darunter alle Firmen und in den Firmen Ordner die entsprechenden Verträge und Policen.
Wenn du es wirklich komplexer haben willst dann ist vielleicht SharePoint Online was? Mit einer Microsoft 365 Subscription for Business hast du das bereits drin bzw. das OneDrive for Business basiert auf SharePoint Online. Da kannst du dir ziemlich komplexe Lösungen bauen und z.B. auch auf gewisse Bereiche jedem im Haushalt Zugriff geben etc.
Komplex soll es ja nicht werden. Die Hauptpunkte wie Auto, Krankenkasse etc. geht ja noch gut mit Ordner und habe da z.B. auch die Belege für Nebenkosten z.B. mit Strom und Datum von/bis als Dateiname versehen. Wenns z.B. dann ob div. Garantiescheine geht, kann man zwar Begriff auch in Dateiname schreiben oder eben etwas Software nutzen, welche die Dokumente indiziert und bei Suche nach melectronic dann alle Quittung dazu bringt.
Ist nicht so, dass es mit akt. Lösung nicht geht, aber wenn ich da noch mehr Dokumente elektronisch halten will wollte ich mal schauen, ob eine SW dabei helfen kann.
Man kann seine Finanzen ja auch mit Excel pflegen oder Portfolio Performance nutzen, was ab gewisser Menge sicher Excel vorzuziehen ist
Also ich war früher in diesem Bereich tätig. Primär im Grosskunden Umfeld aber egal.
DMS ist komplex. Datenablage allgemein ist komplex.
Ohne vorherigen Aufwand geht es einfach nicht. Entweder überlege ich mir eine Anständige Ordnerstruktur oder ich muss mir überlegen wie gescannte Dokumente getagt werden sollen damit diese schneller gefunden werden können. Für regelmässige Zugriffe muss ich dann Filter definieren und diese Ablegen.
OCR ist auch nicht immer so zuverlässig und somit kann es auch sein das Dokumente nicht gefunden werden, da melectronics mal nicht so erkannt wurde.
Für mich private und im Geschäft nutze ich OneDrive Business und einen Scanner mit Texterkennung. Und danach lege ich es dort ab wo es in etwa passt in der Ordnerstruktur.
Weiter muss ich sagen, dass ich auch aufgehört habe alles schön sauber abzulegen. Gerade Quittungen packe ich unsortiert in ein Jahresverzeichnis rein. Ich brauche evtl. alle 3 Jahre mal eine Quittung und meist muss die im Original sein, dann suche ich halt den Ordner schnell durch.
Das Gleiche gilt für „nonsense“ Rechnung wie Strom und ähnliches. Wann nutze ich die wirklich zumal ich das alles online beim Anbieter anschauen und noch dazu auswerten kann.
Aufwand das sauber zu machen steht in keinem Vergleich zum nutzen den ich daraus erzielen würde.
Das alles ist meine Meinung und Erfahrung und nichts anderes.
Fazit: Wichtige Dokumente lege ich sauber ab in eine von mir definierte Ordnerstruktur und den Rest kommt in Jahresordner rein und wird nach 5 Jahren entsorgt.
Ich hab das Relativ Simpel Gelöst, sowohl im Geschäft so wie bei mir Zuhause hab besitze ich einen HP Netzwerkdrucker.
Dieser hat bei der Scanfunktion „sent to Mail“ und „sent to folder“.
Für das Geschäft hab ich „Scan to folder“…
Für mich Privat „Scan to Mail“, im Mail Posteingang Beschrifte ich nun alles nach dem ich es gescannt habe. Mit Mail Regeln hab ich gelöst das nach Schlagwörter geordtnet wird und wenn ich nicht innert 10 Tage umbeschriftet mir täglich ein Mail zugesendet wird das ich es Umbeschriffte.
Ich hab mein eigene Domain sowohl eine für mich Privat und eine Geschäftlich.
Da hab ich von Googel, AWS, MS und eigener Hosting alles schon probiert, hier kannst du die Produkte auch mit Datenhaltung Schweiz erwerben.
Ich Persöndlich mache jedoch 4x im Jahr ein Cold Backup welches ins Bankschlissfach kommt von meiner Ganzen Cloud.
Löschung Bereits nach 5 Jahren, bei mir sind es aus Gestzlichen gründen min. 10 Jahre, anstatt der Entsorgung wird es einfach ins Archiv verschoben. Das Arichiv ist relativ Altmodisch.
Mails, PDF und Zeichen Dateien (DWG, DXF etc.) werden bei mir jedoch für „immer“ Gespeichert und werden nicht ins langsame Archiv verschoben.
Jedoch hab ich einige Scripts welche mir bei Ordnung halten helfen.
OneDrive für Private ist nicht das Gleiche wie OneDrive for Business.
Die Business Version basiert auf SharePoint Online, die Private nicht. Somit hast du in der Business Version viel mehr Funktionalität zur Verfügung als in der privaten Version.
Wenn du die Private Version testest könntest du ja auch mal die Business Version noch testen ob das deinen Ansprüchen eher gerecht wird.
Im Geschäft mit der Business-Version, aber Privat habe ich meine Tests in der Private-Version (hatte ich bereits im Einsatz, aber nicht für diese Dokumentenablage/Suche).
Passt soweit.
Ich geb mal meinen Senf dazu: Guter alter Bundesordner.
Erstens funktioniert der auch, wenn die grosse Stromflaute mal kommen sollte und zweitens sollen solche Dinge für meinen Willensvollstrecker und die Nachkommen sowie Erben zeitnah zur Verfügung stehen und nicht erst hinter 23 Passwörtern, 5 Firewalls und erst im 12. Unterordner ersichtlich sein.
Die digitale Hinterlassenschaft einer verstorbenen Person bietet den Anwälten zunehmend Kopfzerbrechen und kann - im Versterbensfall vorher normale Vorgänge - in schwindelerregende Längen ziehen.
Im Geschäft halte ich es gleich: Das wichtige ist in Ordnern im Regal.
Jupp, ich weiss, old school und von vorgestern, aber sicher
Die Sicherheit von Daten hat grundsätzlich 3 Dimensionen: Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität.
Die Vertraulichkeit von Papierdossiers ist mangelhaft da so ggf. Einbrecher, Putzfrau, Gäste, etc. in deine Dokumente durchstöbern können. In einem guten Cloud Speicher, wenn da der Benutzer das richtig handhabt wie z.B. Mehrfaktorauthentifizierung, Verschlüsselung, gutes komplexes und einmalig verwendetes Passwort etc. dann ist die Vertraulichkeit der Daten viel besser geschützt und man kann zudem von überall her zugreifen nicht nur vom Büro aus.
Auch bei der Verfügbarkeit der Daten schneidet die Papierlösung schlecht ab. Wenn die Hütte abbrennt oder der Einbrecher das Zeugs mitgehen lässt ist es weg für immer und du hast keinen Zugriff mehr auf deine Daten (= Verfügbarkeit unwiderruflich auf Null). In der Cloud werden Daten mehrfach redundant und verschiedenen Standorten gehalten so dass selbst wenn dort eine Hütte abbrennt noch weitere Kopien verfügbar sind, und es gibt Backups ohne das du dich darum kümmern musst.
Auch in der Geschäftswelt zeigt sich dass Firmen welche mittelfristig sich der Digitalisierung verweigern, nicht überleben werden.
Stromflaute ist auch kein Problem, der Laptop hat ja Akku der mehrere Stunden hält und man kann seine Daten oder einen Teil davon ja auch lokal synchronisieren wenn man das denn möchte, sollte das Internet ausfallen. Selbst dann gibt es ja noch Mobilfunk wo man als Hotspot verwenden kann. Das werden sie wohl kaum abstellen denn dann wären auch keine Notrufe mehr möglich. Es gibt also immer Wege wie man sich zusätzlich absichern kann.
Bezüglich Nachkommen: Es gibt Passwort Management Lösungen wo man seinen Nachfolgern einfach und zuverlässig Zugriff auf seinen Passwort Manager geben kann. Man kann z.B. Email von Nachfolger hinterlegen und der/die kann dann Zugriff beantragen auf den Safe. Wenn du nach Ablauf einer gewissen Frist keinen Einspruch einlegst (sprich gestorben bist) erhält er/sie Zugriff auf deinen Safe … nur als Beispiel. Unkompliziert, einfach und effektiv.
Dann muss ich Dich mal gewaltig enttäuschen, denn das Mobilfunknetz ist nur für kurze Ausfälle gewappnet.
Im «Gefährdungsdossier Stromausfall» beschreibt das Bundesamt für Bevölkerungsschutz im Jahr 2020 das Szenario eines Unterbruchs. Darin heisst es: «Etwa eine halbe Stunde nach Stromausfall fällt die Mobilfunktelefonie aus (…).
Die meisten Personen im betroffenen Gebiet haben über die gesamte Dauer des Stromausfalls keine Kommunikationsmöglichkeiten». Denn auch fürs Festnetz stünden «meistens nur stromabhängige, digitale Telefonapparate» zur Verfügung.
In meinem Fall ist von der Sekunde Null an alles tot, da ich IP-Telefonie benutze. Und das Handynetz wird eh komplett überlastet sein.
Ich weiss, dass ich hier unter digitalen Nerds schreibe, das ist mir bewusst. Und genau deswegen tu ich es. Wenn nur schon EIN Tag das Internet ausfällt oder Serverfarmen down wären (terroristische Hackerangriffe), würde sich das Chaos ausbreiten. Klar, so lange alles schön wunderbar rund läuft ist die Digitalisierung ein schönes rosarotes Wort. Aber wehe, wenn dem mal nicht mehr so ist - und die Gefahr steigt von Tag zu Tag (auch wegen der allgemeinen Lage mit Russland).
Und Schwarzmaler bin ich auch nicht - nur Realist
P.S: Noch zum Thema Sicherheit: Putzfrau habe ich keine, meine Gäste wühlen nicht in meinen Ordnern und Einbrecher…ok, das stimmt, wenn die was klauen, dann ist es weg. Aber klaut ein Einbrecher Bundesordner mit Policen und anderen Sachen drin?
Gleicher Einwand in digitaler Form: Hackt Dir jemand Deinen Account und löscht Deine Daten professionell, dann schaust Du auch in die Röhre.
Beides: Der Einbruch und das Hacken sind recht unwahrscheinlich
Ja das war ja auch nur als zusätzliche Möglichkeit gedacht. Wie gesagt Laptop hat einen Akku den kann man mit Batterien zu Hause auch locker nochmals 3-4 Mal laden etc. und man kann eine Kopie der wichtigen Daten lokal synchronisieren ohne Probleme und damit arbeiten. Das nächste Mal wenn das Internet wieder da ist wird wieder mit der Cloud abgeglichen.
Sie wollen ja den Strom höchsten im 4 Stunden Rhythmus abschalten und solange kommt man ja wohl locker mal ohne Internet aus Gut für die Insta-Jugend wird’s schwierig aber für den Rest sollte das eigentlich locker gehen.
Also bei Stromausfall hätte ich eher Bedenken auf die Strasse zu gehen weil wenn die Notrufe nicht mehr funktionieren und Kameras etc. dann könnte ja in jeder Ecke einer lauern der Dich überfällt und ausraubt. Läden die einfach ausgeräumt werden, Einbrüche, etc. ist da wohl das grössere Risiko.
Das Internet fällt in dem Sinne nicht aus, wenn dann ist es lokal nicht zugreifbar aber das Internet ist dermassen redundant, das kannst du nicht einfach so abschalten oder lahmlegen. Und wenn du von den Cloud Anbietern sprichst, da könntest du locker ein ganzes Rechenzentrum sprengen und würdest trotzdem nichts merken weil deine Daten in 2 weiteren in genügend Distanz entfernt ebenfalls vorhanden sind. Also auch da hätte ich jetzt relativ wenig Bedenken. Aber jedem das Seine
Nein, dann rufe ich da beim Support an und sage der Account wurde gehackt sie sollen bitte entsprechend den Account zu einem früheren Zeitpunkt zurücksetzen. Das Selbe bei Ransomware. Bei den meisten Anbietern geht das ohne Probleme.
Oh, dieses Ausmass hätte ich nicht erwartet
Ich möchte jetzt auch nicht jeden Beleg welcher elektronisch daher kommt, ausdrucken um in einem Bundesordner abzulegen. Da sehe ich auch Gefahren wie Wasser, Feuer,… und vor allem als Papierverschwendung. Wenn dann mal wegen Stromunterbruch etc. ich nicht gleich auf die Dokumente komme, haben wir sicher wichtigere Probleme.
Nur Daten in Cloud möchte ich aber auch nicht haben, hört da teilweise von schneller Kontosperrung, wenn irgend etwas nicht passt. Daher sind mehrere Sicherungsorte da bei mir sowieso vorhanden.
Ich habe dies sauber gelöst. Lastpass bietet einen Emergency Access an wo ich meine Partnerin und meinem besten Freund erfasst habe. Diese können auf alle meine Passwörter zugreifen, wenn ich den Zugriff nicht innert x Stunden verhindere. Somit ist im Ernstfall alles im Zugriff und auch an einen Notar weiterleitbar.
VIelleicht mal etwas ergänzendes zu meinen obigen Ausführungen:
Ich habe eine Einzelfirma und eine GmbH. In den 22 Jahren, welche ich bisher geschäftete, gab es eine MWST-Prüfung. Wart ihr schon mal bei so einer Prüfung dabei?
„Bereiten Sie bitte die letzten 5 Geschäftsjahre vor, so dass der Prüfer Zugriff hat.“ Ich stellte dem 5 Reihen Ordner hin, einen Kaffee und Kekse und habe weitergearbeitet. Zwischendurch gabs mal eine Frage, das war auch alles.
Es ist der MIX, den es eben (zumindest bei mir) nicht verträgt. Ich erhalte auch elektronische Dokumente: Werden ausgedruckt - aber logischerweise auch elektronisch abgelegt. Aktuell ist es einfach so, dass man 80% noch in Papierform erhält. Ich selber verschicke elektronische Rechnungen nur an Kunden, welche das explizit so wollen (ca 1% (!). Fakt ist, dass viele viele elektronische Rechnungen einfach nicht ankommen. Und diesen Aeger, liebe Leute, erspare ich mir lieber
Darum halte ich es privat, in der Einzelunternehmung und in der GmbH so, dass alles in Papierform bereit steht. Das heisst aber nicht, dass wir uns der Digitalisierung verwehren, wie oben jemand erwähnt hat. Ich glaube, so digitalisiert wie meine (Kleinst)-Firma, das ist eher noch selten. Shop und Warenwirtschaft sind gekoppelt, Bestellungen werden automatisch ausgedruckt. Rechnungen in QR liegen gleich bei. Und die Einkäufe werden mir automatisch vorgeschlagen. Nur verpacken muss ich noch selber.
Aber am Morgen ins Büro zu laufen und die bereitliegenden Bestellungen und Auslieferdokumente im Drucker zu sehen, ist besser als jedes Morgenkaffee
Ich musste leicht schmunzeln, beim Lesen
Das ist doch die typische Schönwettervariante, welche beschrieben wurde.
Was, wenn der Anbieter hops geht. Und zwar genau dann, wenn Sie sterben. Dann gute Nacht.
Gibt’s nicht? Äusserst selten? Ich habe das Dutzendfach mit anderen Dienstleistern erlebt. Die sind weg. Päng, niemand kümmert sich mehr drum. Das krasseste war ein Anbieter einer Supportticket-Lösung. Und ihr alle hier drin wisst: Das gibt’s selbst bei Kryptobörsen.
Noch schlimmer: Der Onlineanbieter wird gehackt, dann gute Nacht!
Internetzugriff fällt länger aus: Problematisch
Fazit: Ich würde meine Passwörter NIEMALS einem Internedienst anvertrauen. Niemals.
Elektronische Rechnung ist für mich Pflicht sonst suche ich einen anderen Anbieter. Entweder E-Bill oder via Kreditkarte aber ich nehme keine Papierrechnungen in Empfang und zahle diese manuell. Das ist vom letzten Jahrhundert.
Schau dir mal E-Bill an, da kommt jede Rechnung an direkt im E-Banking des Kunden. Einfacher geht es für beide nicht, Rechnungssteller und Kunden.
Jedem würde ich diese auch nicht anvertrauen du musst einfach einen wählen wo die Passwörter auf dem Client verschlüsselt werden und somit beim Anbieter nur in verschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Da kann soviel gehackt werden wie man will Zugriff auf Passwörter gibts trotzdem nicht. Es ist wie immer die richtige Handhabe die den Unterschied ausmacht.
Du vermischst da 2 Dinge: Das eine ist die Zahlung, das andere das Beleg. Bei mir kann der Kunde bezahlen, wie es ihm beliebt. Das geht von Twint, über Kreditkarten bis hin zu Google- oder Apple-Pay.
Das BELEG ist etwas ganz anderes, Jede normale Firma braucht ein Beleg (und seriöse Privatkunden ebenso). 99% der Kunden wollen das in Papierform, einige als PDF.
Mit E-Bill musst man den Kunden gar nicht kommen. Die rufen schon aus, wenn man SOFORT (Klarna) einsetzt. Und das ist verständlich. Selbst Grossfirmen, welche ich als Kunde habe, wollen das nicht (Ruag, Syngenta, usw.)
